Varstvo osebnih podatkov kandidatov za zaposlitev

V skupini Javni holding Maribor (v nadaljevanju: JHMB) se zavedamo pomena varstva osebnih podatkov, zato z njimi ravnamo v skladu s predpisi, ki urejajo varstvo osebnih podatkov. Skladno z Uredbo (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu osebnih podatkov – GDPR) in vsakokrat veljavnim Zakonom o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2), mora JHMB kot upravljavec in obdelovalec osebnih podatkov omogočiti posameznikom, katerih osebne podatke obdeluje, da so seznanjeni z vsemi relevantnimi informacijami o obdelavah, ki jih izvaja.

JHMB je, kot upravljavec in obdelovalec osebnih podatkov, z namenom uresničevanja načela poštene in pregledne obdelave, pripravila te Splošne informacije o varstvu osebnih podatkov kandidatov za zaposlitev v JHMB (Splošne informacije), ki posameznikom, ki so se v JHMB prijavili za zaposlitev, na enem mestu omogočajo pridobitev vseh relevantnih informacij, ki se nanašajo na obdelave osebnih podatkov, ki jih v izbirnem postopku za zaposlitev izvaja JHMB.

JHMB bo osebne podatke hranila in varovala ter obdelovala, tako da ne bo prišlo do morebitnih neupravičenih razkritij podatkov nepooblaščenim osebam. V JHMB se zavezujemo, da osebnih podatkov ne bomo posredovali, posodili ali prodali tretji osebi brez predhodne pridobitve privolitve posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki oziroma brez ustrezne druge pravne podlage. Zaposleni v JHMB osebne podatke obdelujejo izključno v okviru svojega dela.

Pomen izrazov

Izrazi v teh splošnih informacijah imajo enak pomen kot v Splošni uredbi oziroma ZVOP-2; nekatere izraze tu zgolj povzemamo:

• posameznik: je fizična oseba, ki jo je mogoče neposredno ali posredno določiti.
• kandidat: je fizična oseba, ki se prijavi na prosto razpisano delovno mesto v JHMB ali, ki se prijavi na delovno mesto brez razpisa ali, ki je k sodelovanju v razpisu prostega delovnega mesta povabljena s strani JHMB in se odloči za sodelovanje/prijavo v razpisu.
• osebni podatek: pomeni katerokoli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom.
• obdelava: pomeni vsako dejanje ali niz dejanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki ali nizi osebnih podatkov z avtomatiziranimi sredstvi ali brez njih, kot je zbiranje, beleženje, urejanje, strukturiranje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklic, vpogled, uporaba, razkritje s posredovanjem, razširjanje ali drugačno omogočanje dostopa, prilagajanje ali kombiniranje, omejevanje, izbris ali uničenje.
• upravljavec: pomeni fizično ali pravno osebo, javni organ, agencijo ali drugo telo, ki samo ali skupaj z drugimi določa namene in sredstva obdelave. JHMB je upravljavec osebnih podatkov (družba JHMB za kandidata, ki se prijavi na prosto razpisano delovno mesto v družbi JHMB ali, ki se prijavi na delovno mesto brez razpisa ali, ki je k sodelovanju v razpisu prostega delovnega mesta povabljena s strani družbe JHMB in se odloči za sodelovanje).
• obdelovalec: pomeni fizično ali pravno osebo, javni organ, agencijo ali drugo telo, ki obdeluje osebne podatke v imenu upravljavca. JHMB je obdelovalec osebnih podatkov (družba JHMB za kandidata, ki se prijavi na prosto razpisano delovno mesto ali, ki se prijavi na delovno mesto brez razpisa ali, ki je k sodelovanju v razpisu prostega delovnega mesta povabljena s strani JHMB in se odloči za sodelovanje, vse z namenom zaposlitve v posamezni družbi v skupini JHMB).
• privolitev: pomeni prostovoljen, konkreten, informiran in nedvoumen izraz volje posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, s katerim je z izjavo ali jasnim pritrdilnim dejanjem izrazil soglasje za obdelavo svojih osebnih podatkov.

Podatki o upravljavcu oz. obdelovalcu

Javni holding Maribor, d. o. o., Zagrebška cesta 30, 2000 Maribor, Matična številka: 8709459000, Davčna številka: SI56143028. Kontaktni podatki: e-naslov: info@jhmb.si; tel. št. 02/225 05 400. Več podatkov je dostopnih na https://www.jhmb.si/o-holdingu

Podatki o pooblaščeni osebi za varstvo podatkov

Pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov ni imenovana.

Katere osebne podatke kandidatov obdelujemo, na kakšnih pravnih podlagah in zakaj?

Osebni podatki kandidatov so potrebni za namen izvedbe izbirnega postopka za zaposlitev, zlasti za namen preverjanja izpolnjevanja pogojev za opravljanje dela, preverjanje znanja in sposobnosti kandidatov, za namen komunikacije s kandidati za čas, ko je izbirni postopek v teku, za namen hranjenja dokumentacije o izbirnem postopku in morebitnega dokazovanja skladnosti izbirnega postopka z veljavno zakonodajo (izbirni postopek).

V okviru izbirnega postopka lahko v JHMB obdelujemo naslednje osebne podatke kandidatov:

• informacije, ki jih kandidati posredujejo v svoji prijavi, zlasti osebno ime, naslov, datum rojstva, spol, kontaktni podatki (tel. št., e-mail), EMŠO, izobrazba, kompetence, potrdila o usposobljenosti, izkušnje,
• druge informacije, ki nam jih kandidati posredujejo v svojem življenjepisu, motivacijskem pismu, referenčnem pismu ali drugi prilogi k prijavi,
• informacije, ki so o kandidatih javno objavljene (npr. na vašem LinkedIn profilu, FB profilu ali drugem socialnem omrežju),
• podatke in dokazila o izpolnjevanju pogojev za opravljanje dela,
• podatke in informacije, ki nam jih kandidati razkrijejo na intervjujih,
• rezultate preizkusov znanja oziroma usposobljenosti za opravljanje dela,
• informacije v zvezi z opravljenim zdravstvenim pregledom, če smo kandidata nanj napotili zaradi ugotavljanja zdravstvene zmožnosti za opravljanje dela.

Osebni podatki kandidatov se v JHMB obdelujejo na podlagi prijave kandidata oziroma na podlagi člena 6/1(b) Splošne uredbe o varstvu podatkov (v nadaljevanju Uredba) ter skladno z določbami Zakona o delovnih razmerjih. Zaradi ugotavljanja zdravstvene zmožnosti kandidata za opravljanje dela in izvajanja preventivnih zdravstvenih pregledov lahko na podlagi člena 9/2(b) Uredbe ter skladno z določbami Zakona o delovnih razmerjih JHMB obdeluje tudi posebne vrste osebnih podatkov o kandidatih. Po končanem preventivnem zdravstvenem pregledu, če bo kandidat nanj napoten, pooblaščeni zdravnik medicine dela JHMB posreduje oceno o izpolnjevanju zdravstvenih zmožnosti za določeno delo, brez podatkov o razlogih za morebitne omejitve in brez podatkov o diagnozah, vrstah bolezni oziroma drugih zdravstvenih podatkov pregledanega kandidata.

V nekaterih primerih, če bo kandidat v to izrecno privolili, bo JHMB osebne podatke kandidata iz prijave na delo hranila tudi za namen morebitnih bodočih potreb za zaposlitev na enakih oziroma podobnih delovnih mestih JHMB. Kot izrecna privolitev po tem odstavku velja tudi vsaka vloga kandidata, ki se prijavi na delovno mesto brez razpisa. V teh primerih se podatki izbrišejo najpozneje po dveh letih.

V JHMB ne izvajamo avtomatiziranega sprejemanja odločitev z oblikovanjem profilov, ki bi služil kot osnova za odločitve, ki imajo za kandidate pravne posledice ali nanje na podoben način znatno vplivajo.

Kako pridobimo osebne podatke kandidatov?

Osebne podatke kandidatov praviloma pridobimo neposredno od kandidatov (ko se prijavijo za delo oz. kandidirajo za prosto delovno mesto in v času izbirnega postopka oz. ko se prijavijo na delovno mesto brez razpisa) ali od povezanih družb v Skupini JHMB, v kolikor se kandidat prijavljana neposredno na kontaktne podatke družb v skupini.

Ali bomo osebne podatke kandidatov posredovali tretjim osebam?

Osebne podatke kandidatov lahko obdelujejo zaposleni v JHMB v okviru svojih delovnih zadolžitev in pooblastil ter v skladu z notranjo organizacijo in sistemizacijo delovnih mest za izvajanje obveznosti v skladu s predpisi.

Drugi uporabniki osebnih podatkov kandidatov so lahko še:

• pogodbeni obdelovalci in pod obdelovalci osebnih podatkov, s katerimi imajo podjetja v skupini JHMB sklenjeno pogodbo o obdelavi osebnih podatkov, zlasti npr. pooblaščena kadrovska agencija, pooblaščeni zdravnik medicine dela, pooblaščeni izvajalec varstva pri delu in požarne varnosti,
• državni organi in drugi nosilci javnih pooblastil, kadar so pridobitve osebnih podatkov upravičene v skladu z zakonom (Policija, inšpekcijski in nadzorni organi, Zavod za zaposlovanje RS),
• sodišča zaradi izvajanja različnih sodnih postopkov,
• zunanji revizorji v zvezi s pregledom poslovanja ali informacijskih sistemov in v skladu s sklenjeno pogodbo o izvedbi revizije,
• druge osebe, če imajo za pridobitev oz. obdelavo osebnih podatkov podlago v zakonu ali v pravnomočni sodni odločbi ali na podlagi izrecne privolitve kandidata.

Kako dolgo in kje hranimo osebne podatke kandidatov?

Osebne podatke kandidatov bomo hranili ves čas trajanja izbirnega postopka in še dva meseca po zaključenem izbirnem postopku. Izjemoma bomo podatke kandidatov hranili dlje, in sicer v naslednjih primerih:

• v primeru vloženega pravnega sredstva neizbranega kandidata v skladu z Zakonom o delovnih razmerjih bomo osebne podatke kandidata zaradi dokazovanja skladnosti izbirnega postopka z veljavno zakonodajo lahko hranili za čas trajanja sodnih postopkov;
• če je kandidat podal privolitev za obdelavo njegovih osebnih podatkov za namen morebitnih prihodnjih potreb zaposlovanja JHMB, bo JHMB osebne podatke kandidatov hranila do preklica, najdlje pa dve leti;
• po izpolnitvi namena obdelave se osebni podatki zbrišejo, uničijo, blokirajo ali anonimizirajo, če zakon za posamezne vrste osebnih podatkov ne določa drugače.

Originalna dokazila se po poteku rokov lahko vrnejo kandidatu, če to zahteva. Podatki in dokazila, ki jih JHMB predloži kandidat, s katerim je bila sklenjena pogodba o zaposlitvi, se hranijo trajno.

Katere pravice imajo kandidati v zvezi z varstvom osebnih podatkov in kje jih lahko uveljavljajo?

Kandidati imajo pravico:

• zahtevati dostop do lastnih osebnih podatkov in njihovo kopiranje;
• zahtevati dopolnitve ali popravke osebnih podatkov, če so ti nepopolni ali netočni;
• zahtevati izbris osebnih podatkov, zlasti če niso več potrebni za namene, zaradi katerih so bili zbrani, ali so bili obdelani nezakonito ali so bili obdelani na podlagi privolitve, pa je bila privolitev preklicana in ne obstaja druga pravna podlaga za njihovo obdelavo;
• zahtevati izpis ali prenos osebnih podatkov;
• zahtevati omejitve obdelave osebnih podatkov, zlasti če kandidat oporeka njihovi točnosti – in sicer za obdobje, ki JHMB omogoči preveriti točnost osebnih podatkov kandidata; če je obdelava nezakonita, pa kandidat nasprotuje izbrisu osebnih podatkov; če je potekel rok hrambe podatkov, kandidat pa podatke potrebuje za uveljavljanje pravnih zahtevkov;
• ugovarjati obdelavi osebnih podatkov, če je ta potrebna za opravljanje nalog v javnem interesu ali zaradi zakonitih interesov JHMB. V tem primeru bomo prenehali obdelovati osebne podatke kandidatov, razen če bodo nujni legitimni interesi JHMB za obdelavo prevladali nad interesi, pravicami in svoboščinami kandidata ali če bo obdelava nujna za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov.

Za uveljavljanje pravic posameznika (preklic privolitve, seznanitev, popravek, izbris idr.) JHMB obvestite na e-naslov: info@jhmb.si ali po navadni pošti na naslov: Javni holding Maribor, d. o. o., Zagrebška cesta 30, 2000 Maribor.